Efektywność pracy marketera

Praca w agencjach marketingu online wiąże się często ze spędzeniem całego dnia siedząc przy biurku, przed ekranem komputera. W takich warunkach trudno jest nam czasami utrzymywać skupienie i pełną koncentrację przez kilka godzin. Marketing internetowy nie jest również branżą, w której codzienne obowiązki są powtarzalne i możliwe do wykonywania mechanicznie. Każda kampania czy optymalizowana strona jest całkowicie inna i musimy podchodzić do niej indywidualnie. To wymaga od nas skupienia, zaangażowania i sprawności w wykonywaniu zadań, których nierzadko mamy wiele. Przede wszystkim wymagana jest od nas efektywność.

W tym artykule postaramy się przybliżyć Wam jak stać się efektywnym pracownikiem, a dokładnie:

• co nas rozprasza i dekoncentruje,
• dzięki jakim technikom możemy zwiększać naszą efektywność,
• jakie narzędzia mogą pomóc w efektywnej pracy.

W obecnych czasach jesteśmy z każdej strony bombardowani informacjami. Nasz tryb i styl życia jest szybszy. Wpływa to na nasze skupienie i koncentrację. Otacza nas również coraz więcej tzw. czasopożeraczy, które sprawnie zmniejszają naszą produktywność.

Zdarzyła się Wam sytuacja, w której mieliście np. 5 zadań do wykonania i wiedzieliście, że jesteście w stanie zrobić je np. w godzinę, a nagle okazuje się, że zajęło Wam to 3 godziny? Spokojnie, nie jesteście jedyni, którym taka sytuacja się przydarza. Zapewne było to spowodowane Waszym rozproszeniem i rozkojarzeniem wywołanym przez tzw. czasopożeracze, które są największym przeciwnikiem naszej produktywności i powodem, przez który brakuje nam dnia. Przywrócenie pełnej koncentracji na zadanie, po oderwaniu się od niego zajmuje 26 min.

Najczęstsze czasopożeracze i zachowania zmniejszające produktywność:

Wielozadaniowość
Jednym z największych dekoncentrujących zachowań jest wykonywanie kilku zadań jednocześnie lub ”skakanie” między zadaniami. Wiemy, że w pracy marketingowca ciężko jest wykonywać tylko 1 zadanie jednocześnie i ignorować inne zadania. Telefony od klientów, zmiany w kampaniach i sytuacje kryzysowe to codzienność w pracy marketera. Jednak jeśli nie jest to niespodziewana, niezależna od nas sytuacja, to warto unikać wykonywania kilku zadań naraz.

Urządzenia elektroniczne
Mamy tutaj na myśli głównie telefon i komputer, które są genialnymi rozpraszaczami. Poczynając od wiadomości SMS, telefonów i maili, przez różnego rodzaju gry, strony internetowe, na mediach społecznościowych kończąc. Urządzenia elektroniczne mamy ze sobą praktycznie zawsze. Według najnowszych badań, najmłodsze pokolenie na rynku pracy, czyli Pokolenie Z ma przy sobie zawsze min. 2 urządzania mobilne. Według raportu firmy App Annie przeciętnie korzystamy z 10 aplikacji każdego dnia, z czego większość generuje powiadomienia, które wyświetlają się na ekranach i są sygnalizowane dźwiękiem. Każde powiadomienie, o ile mamy telefon/komputer w zasięgu wzroku, odwracają naszą uwagę i nas rozpraszają. Ponadto nie można odmówić social mediom i rozrywkowym stronom internetowym atrakcyjności i umiejętności zainteresowania odbiorcy oraz pochłaniania czasu.

Muzyka
Kontrowersyjny temat, ponieważ w tym wypadku całkowicie zależy to od człowieka tj. czy jesteśmy słuchowcami, czy wzrokowcami, a także od rodzaju słuchanej muzyki. System przetwarzania informacji w naszym organizmie ma znaczący wpływ na naszą koncentrację. Według badań Rosyjskiej Akademii Nauk najbardziej rozpraszająca jest muzyka głośna, drażniąca, z wokalem w ojczystym języku – podświadomie nasz mózg wtedy skupia się na tekście utworu.

Bałagan w miejscu pracy
Nie mamy tu na myśli jedynie bałaganu fizycznego na Waszych biurkach/stanowiskach pracy, ale także bałaganu wirtualnego w Waszych komputerach. Sporą część dnia poświęcamy na poszukiwanie informacji czy danych. W uporządkowanym miejscu jest nam najzwyczajniej łatwiej znaleźć informację. Unikamy wtedy czasu straconego na poszukiwanie potrzebnych materiałów.

Plotkowanie i krótkie rozmowy
Rozmowa z drugim człowiekiem nie jest niczym złym i nie sugerujemy, że przez 8 h nie powinniście z nikim rozmawiać poza czasem podczas przerwy. Chodzi o to, aby robić to z rozwagą i nie odrywać się przy tym od pracy. Starajcie się nie rozmawiać podczas wykonywania zadania, a dopiero po jego skończeniu. Dokładnie tak samo działają komunikatory internetowe, które coraz częściej zastępują nam bezpośredni kontakt z osobami i potrafią nas zdekoncentrować oraz pochłonąć nawet kilka godzin.

Podjadanie i jedzenie przy biurku
Podjadanie o nieregularnych porach i jedzenie przy biurku, nie tylko nie jest dobre dla naszego organizmu i zdrowia, ponieważ może prowadzić do niestrawności i tycia, ale także bardzo dekoncentruje nas i rozprasza podczas pracy. Jedzenie i praca jednocześnie nie są efektywnym rozwiązaniem. Żadnej z tych czynności tak naprawdę się nie poświęcasz i co chwilę przerywasz jedną z nich na rzecz drugiej. Pamiętajcie, że przysługuje Wam przerwa, podczas której możecie odpocząć i spokojnie zjeść posiłek.

Muzyka
Tak jak pisaliśmy wyżej, muzyka jest kwestią sporną jeśli chodzi o koncentrację i w dużym stopniu zależy od człowieka i jego wrażliwości na nią. Tak samo, jak niektóre rodzaje muzyki dekoncentrują bardziej, tak samo są takie, które wpływają korzystniej na pracę mózgu i możliwości koncentracji człowieka. Najpopularniejszymi i najczęściej polecanymi do pracy dźwiękami są m.in. Częstotliwości solfeżowe, Dźwięki ASMR, muzyka z gier czy muzyka klasyczna. Ciekawą i polecaną metoda skupienia się jest metoda białego szumu. Polega ona na słuchaniu specjalnych jednostajnych dźwięków o różnych częstotliwościach, dających płaskie widmo akustyczne, które działają na nasz mózg odprężająco, pozwalają się skoncentrować i pobudzają kreatywne myślenie.

To do list
To do list, tasks list czy lista zadań to określenia tej samej techniki, która polega na tworzeniu list papierowych lub wirtualnych z zadaniami, które musimy wykonać w najbliższym czasie. Chyba najpopularniejsza metoda uporządkowania naszych codziennych obowiązków. Kolejność zapisywania nie jest najważniejsza. Najlepiej przygotowywać ją przy porannej kawie. Ważne, abyśmy zapisali wszystko, co, musimy zrobić, najlepiej w formie jak najmniejszych zadań i wykreślali je po zrealizowaniu. Takie listy dają dużo pozytywnych skutków. Oprócz tego, że zmniejszają ryzyko zapominania w ciągu dnia o rzeczach do zrobienia, to również obrazują nam postęp naszych prac i ilość obowiązków.

Accountability Partner / Partner odpowiedzialny
Jest to partnerstwo z konkretną osobą. Ta relacja polega na wzajemnym wspieraniu, szkoleniu i dawaniu wzajemnie regularnie informacji zwrotnej. Ze swoim partnerem spotykasz się regularnie co tydzień lub miesiąc, a na spotkaniach omawiacie swoje zadania, obowiązki oraz cele przyszłościowe. Tego typu relacje są dobrym sposobem na porozmawianie z kimś, kto da nam obiektywny feedback naszych pomysłów, zadań czy celów, a także może zmotywować nas do dalszego działania i rozwoju.

45-minutowe spotkania
Częstym zjawiskiem jest ustalanie różnych spotkań czy zebrań na czas godziny. Panuje przeświadczenie, że jest to odpowiedni czas. Możliwością zaoszczędzenia bardzo dużej ilości czasu w skali miesięcznej czy rocznej jest skrócenie spotkań do 45 min. Wiemy, że ustalenie czasu spotkania z klientem jest ciężkie, a czasem nierealne, aczkolwiek możecie wprowadzić tę metodę na spotkaniach wewnątrz waszych firm. Wielu koordynatorów czy liderów raz w tygodniu organizuje spotkanie dla swojego zespołu, na którym podsumowywane są zeszłotygodniowe działania i omawiane plany na najbliższy czas. Jeśli z góry ustalicie, że spotkanie ma trwać maksymalnie trzy kwadranse, każdy uczciwie się do niego przygotuje i będzie konkretnie mówił o swoich działaniach, możecie w skali miesiąca zaoszczędzić godzinę!

Metoda Pomodoro
Ta metoda polega na stymulowaniu umysłu do skupienia się i działania przez pewien, stosunkowo krótki czas, a następnie chwilowym odpoczynku. Najpierw wybieramy zadanie, które chcemy zrobić, następnie ustalamy sobie czas – 25 min, na jego wykonanie. Po upływie tego czasu odpoczywamy 5 min, a potem znowu pracujemy 25 minut. Po każdym okresie pracy zwiększamy czas przerwy.

Time Blocking / Bloki czasowe
Jest to metoda zarządzania czasem, która polega na układaniu swojego dnia (całego lub pracy) na bloki tematyczne. Mogą to być bloki 30-45 minutowe lub nawet 7-godzinne. Najważniejsze jest to, aby ustalić zakres zadań w danym bloku i tylko na nich się skupić. Np. 30 minutowy blok między 8.00, a 8.30 poświęcone mailom – podczas tego czasu, zajmujemy się czytaniem i odpowiadaniem na korespondencję.

The Ivy Lee Method
Stosunkowo podobna metoda, do ,,to do list”. Polega ona na spisaniu na koniec każdego dnia 6 najważniejszych zadań, które musicie wykonać następnego dnia, w porządku od najważniejszego do najmniej ważnego. Następnego dnia powinniście zacząć od zadania, które było na szczycie listy i nie zajmować się niczym innym, dopóki go nie skończycie. Po zakończeniu pierwszego zadania powinniśmy chronologicznie wykonywać kolejne.

Personal Kanban
W tej metodzie chodzi o posegregowanie wszystkich naszych zadań w 3 kategorie: to do (do zrobienia), doing (w trakcie robienia), done ( zrobione). Ten podział pozwala nam na ciągłą kontrolę zadań, obserwację postępu i obrazuje nam ilość zadań, które należy jeszcze wykonać. Szczególnie poleca się tę metodę na samym początku projektu lub przed jego rozpoczęciem, gdzie wpisujemy wszystkie znane nam zadania do wykonania oraz kamienie milowe projektu. W takiej sytuacji, od samego początku mamy obraz na ilość zadań do zrealizowania.

Eat the frog
Ta technika polega na wykonywaniu każdego dnia najtrudniejszego zadania na samym początku. Trudne, skomplikowane i wymagające zadania są często przez nas odkładane na później. Dzięki tej metodzie zawsze będziemy zaczynać od nich prace, a co się z tym wiążę – będzie mogli pod koniec dnia pracy odpocząć i skupić się na mniejszych, łatwiejszych i często najprzyjemniejszych dla Was obowiązkach.

Home office
Uczciwe podejście do pracy zdalnej, może znacząco podnieść efektywność pracownika w skali miesiąca/roku. Pracując, z domu osoby tak naprawdę „pracują” od godziny do nawet trzech godzin krócej. Jak to się dzieje? Otóż z bardzo prostych przyczyn. Pracując w domu, oszczędzasz czas przede wszystkim na przygotowanie się i dojazd do pracy, który dla niektórych osób mieszkających daleko od miejsca pracy, jest męczący i uciążliwy. Jednak w tym wypadku dużo zależy od naszej samodyscypliny i uleganiu czasopożeraczom w domu.

Ograniczenie korzystania z urządzeń elektronicznych
Tak jak pisaliśmy wyżej, każdy z nas codziennie korzysta w różny sposób przez wiele godzin z urządzeń elektronicznych, które nas rozpraszają i dekoncentrują. Możecie z tym walczyć, ograniczając korzystanie z nich. Jednym ze sposobów, oprócz całkowitej rezygnacji z korzystania z telefonu podczas pracy, jest niełączenie się telefonem komórkowym z internetem lub wyłączanie powiadomień na czas pobytu w pracy. Brak powiadomień będzie zmniejszał naszą potrzebę ciekawości i sprawdzenia danej wiadomości w trakcie pracy.

Evernote to płatna aplikacja dostępna zarówno w wersji mobilnej, jak i standardowej (tj. jest możliwa do pobrania na komputer); Ponadto możemy korzystać z niej poprzez przeglądarkę internetową. Pierwszy miesiąc użytkowanie jest darmowy. Na kolejne należy wykupić pakiet subskrypcji. Evernote daje możliwość tworzenia notatek na podstawie nie tylko plików tekstowych, ale również grafik czy zdjęć, na których widnieje tekst. Dodatkowo jest w stanie „odczytać” pismo ręczne. Aplikacja może służyć również jako menedżer zadań – umożliwia opisywanie, określenie statusu i deadline’u zadania oraz przypomnienia o ich wykonaniu.

StayFocusd jest wtyczką, której zadaniem jest pomoc, w dobrej organizacji czasu i skupieniu się na pracy. Rozszerzenie zostało stworzone dla Google Chrome. Pomaga nam ono skoncentrować się na zadaniach wykonywanych na komputerze i ogranicza korzystanie ze stron będących czasopożeraczem. Sposób działania – wybieracie strony, które pochłaniają najwięcej Waszego czasu i ustawiacie czas, jaki możecie na nie poświęcić. Jeżeli przekroczycie założony czas odwiedzin stron, wszystkie strony zablokowane przez Was będą niedostępne do końca dnia.

Loop: Habbit Tracker to aplikacja, która pozwala tworzyć, obserwować i analizować nasze przyzwyczajenia. Dzięki specjalnemu algorytmowi aplikacja kontroluje wzrost lub spadek przyzwyczajeń. Dodatkowo przesyła przypomnienia o potrzebie wykonywania danej czynności o określonej przez nas godzinie. Przypomnienia można dowolnie odhaczyć, uśpić lub usunąć.

DragApp – jest darmowe rozszerzeniem do przeglądarki Chrome, które przekształca skrzynkę odbiorczą w narzędzie do zarządzania zadaniami. DragApp umożliwia segregowanie i porządkowanie wiadomości e-mail w trzy kolumny tj. To Do (do zrobienia), Doing (w trakcie robienia) oraz Done (zrobione).

Clockify to aplikacja, za pomocą której możemy ustalać limity czasu na dane zadania. Jest ona w 100% darmowa i bardzo prosta w obsłudze. Jedyne co jest wymagane, to utworzenie konta. W aplikacji dodajemy zadania wraz z opisem, zaznaczamy datę rozpoczęcia oraz ustalamy datę zakończenia. Możemy również ustalić zadania poboczne oraz przyporządkować dane zadanie do konkretnego projektu. Po wejściu w aplikację pojawia się odliczanie ile, zostało, do końca wykonania zadania.

Feedly jest jednym z najpopularniejszych kanałów RSS. Możemy za jego pomocą przeglądać bezpośrednio nagłówki artykułów z wybranych przez nas stron. Feedly dostępna jest jako wtyczka internetowa, strona internetowa oraz aplikacja mobilna. Po zalogowaniu możemy wybrać obszary tematyczne, które nas interesują. Następnie, Freedly pokazuje nam wybrane z wielu stron artykuły w naszej ulubionej tematyce. Pozwala nam to oszczędzić czas na poszukiwanie artykułów o tematyce odpowiedniej dla nas.

Todoist to aplikacja, która umożliwia tworzenie list zadań, które musimy wykonać. Todoist umożliwia zapisywanie zadań, wyznaczanie ich terminu oraz analizę i śledzenie progresu. Aplikacja wysyła Wam także przypomnienie o wykonaniu zadania.

Calm to strona i aplikacja, która pozwala nam na zrelaksowanie i poczucie się lepiej. Dzięki specjalnej muzyce, grafikom i narracji możecie całkowicie się wyciszyć i uspokoić. Możecie bez problemu dostosować tło i rodzaj medytacji do swojego aktualnego nastroju. Pamiętajcie, że wypoczęty i zrelaksowany człowiek jest bardziej efektywny w pracy i wpada na kreatywne pomysły!

Praca, szczególnie w działach marketingowych, wymaga od nas ciągłego bycia skupionym, kreatywnego myślenia, szybkiego i sprawnego wykonywania zadań, a przede wszystkim bycia efektywnym! Jest to trudne zadanie, szczególnie w erze boomu informacyjnego i atakujących nas powiadomień.

Najważniejsze, to znaleźć indywidualny system skutecznego wykonywania zadań oraz walki z czasopożeraczami. 

Jeśli to się Wam uda – wzrost efektywności gwarantowany!