W EACTIVE zdecydowaliśmy się wprowadzić możliwość pracy zdalnej na stałe, a decyzję o sposobie realizowanych zadań przekazano w ręce Drużyny E. Dzięki takiej możliwości, do naszego Zespołu niezależnie od miejsca zamieszkania, mogą dołączać osoby z całej Polski, bez konieczności przeprowadzki. Nie da się ukryć, że to naprawdę ogromna rewolucja. Jednak to, co się nie zmieniło to fakt, ze nadal bardzo zależy nam na budowaniu Zespołu i relacjach. To, że pracujemy w większości zdalnie powoduje, że nasze sposoby na utrzymanie atmosfery zespołowej musiały również się zmienić i dostosować do nowych warunków.

Całkowita zmiana trybu pracy to nie lada wyzwanie. Organizacja czasu pracy, sposób komunikacji, integracje. To wszystko może budzić obawy, zwłaszcza na początku przemiany. Przenosząc nasz tryb pracy na zdalny, powinniśmy pamiętać, że do świata online idą z nami również inne aspekty łączące się z życiem zawodowym. Jedną z takich spraw jest dbałość o relacje i atmosferę. Jest to bardzo istotne, bo pomimo pracy na odległość dobre stosunki wewnątrz Zespołu nadal są kluczowe dla dobrej atmosfery i wspólnej pracy. To jak czujemy się w naszej pracy i wśród ludzi, z którymi działamy często przenosi się na naszą efektywność i chęć działania, nawet jeżeli jesteśmy oddzieleni monitorem.

Jakie działania mogą pomóc utrzymać wartości oraz relacje pomiędzy Zespołem, który pracuje online? Na to pytanie nie łatwo odpowiedzieć. W EACTIVE na bieżąco staramy się monitorować, czego Drużyna E potrzebuje i co się sprawdza. Po niemal każdej wprowadzonej integracji online, członkowie naszego Zespołu mają możliwość wypowiedzi i skomentowania tego, czy coś nie powinno zostać przeprowadzone inaczej w ich odczuciu. W naszej firmie odbywały się już Walentynkowy Speed Meeting, spotkania świąteczne, integracje wewnątrzdziałowe, a najnowszą formą spotkań online były Poranki EACTIVE. Na ten moment, jednym z głównych celów jest zapewnienie ciągłości w dbaniu o relacje, tak aby Zespół wiedział, że wprowadzone działania nie są jednorazowym punktem do odhaczenia na liście.

Dlaczego jednak integracja jest dla nasz tak ważna?

Relacje w zespole od podszewki

Nie od dziś wiemy, że łatwiej współpracuje nam się z osobami, których towarzystwo lubimy. Podejmowane wtedy działania są dla nas znacznie przyjemniejsze i podchodzimy do nich z większym zaangażowaniem. Ten fakt nie zmienia się z biegiem lat, gdy zaczynamy pracować.

Projekty w branży często zrzeszają dużą ilość osób. Wszyscy pracujący nad daną kampanią, chcą osiągnąć wspólnymi siłami sukces dla klienta. Wówczas kluczem do zadowalających efektów staje się komunikacja oraz panująca atmosfera. Można zaobserwować, że zgrany zespół często zwiększa swoją efektywność. Wyeliminowanie problemów komunikacyjnych dodatkowo usprawnia wszelkie procesy, co finalnie podnosi efekt zadowolenia – zespołu z wykonanej pracy i klienta z osiągniętych wyników.

Według raportu “Praca zdalna- rewolucja, która się przyjęła” Future Business Institute, 57% ankietowanych wskazało, że największym wyzwaniem pracy zdalnej jest podtrzymanie ducha zespołu, komunikacja i relacje. Z raportu wynika także, że największy problem pojawia się w związku z komunikacją wewnętrzną. Potwierdzają to dane wskazane przez kolejny raport „Rynek pracy po koronawirusie” sporządzony przez ThinkTank i Big Ram, gdzie aż 69% osób badanych wskazało, że wadą pracy zdalnej jest poczucie alienacji, a 59% skarżyło się na brak komunikacji ze współpracownikami.

Integracje online – nowy sposób na team building

Jak wskazuje raport Pracuj.pl “Zawodowy styl życia” przed pandemią COVID-19, aż 67% osób ankietowanych deklarowało, że najbardziej docenianą formą integracji były spotkania integracyjne, 59% osób przyznała, że to wyjazdy integracyjne dawały im satysfakcję, natomiast 48% wybrało warsztaty zespołowe.

Zdefiniowana na nowo rzeczywistość firm sprawiła, że w pracy niemal wszystkie procesy wcześniej wykonywane offline przeniosły się do świata wirtualnego. Tym sposobem integracje również były zmuszone odnaleźć się w formie online, choć organizacja takich spotkań zaczęła stawiać wyzwania.

Nie należy uprzedzać się do spotkań online jedynie ze względu na aspekty techniczne. Dobrze zaplanowana integracja online, która bierze pod uwagę wszystkie aspekty może okazać się przyjemnym spotkaniem, które wypełni naszą potrzebę kontaktu z działem.

Jak planować integrację online?

Planując integracje zdalne warto skupiać się nie tylko nad sposobem komunikacji i godziną spotkania. Stworzenie agendy, czy chociażby przygotowanie miniplanu, albo tematów do rozmów na początek, ułatwi przełamanie lodów. Aby zaplanować dobre spotkanie integracyjne online, warto wziąć pod uwagę kilka czynników.

Problemy techniczne

Pierwszą z rzeczy, które powinny być przygotowane to techniczne aspekty spotkania online. Warto poinformować Zespół wcześniej co do niezbędnego sprzętu oraz oprogramowania, a także zachęcić osoby zaproszone na spotkanie, aby wcześniej przetestowały czy takie rzeczy jak kamera, czy mikrofon działają.

Określony czas spotkania

Przed spotkaniem online warto ustalić, ile czasu mamy zamiar przeznaczyć na integrację. Przygotowanie się na określony czas trwania pozwoli uniknąć zbędnego stresu i poczucia presji, a także zaplanować sobie dogodnie inne obowiązki. Często ze względu na miłą rozmowę integracje lubią się przedłużać. W momencie, gdy termin spotkania jest określony, osoba, która będzie musiała zakończyć swój udział wcześniej niż inni, nie odczuje wyrzutów sumienia czy przymusu siedzenia na spotkaniu, a to też zapewnia naszemu Zespołowi pewien komfort.

Grupa i osoby, które ją tworzą

Ile będzie osób na spotkaniu? Jaki jest ich poziom zażyłości? W jakim stopniu grupa będzie czuła się komfortowo ze sobą? Czy grupę stanowią ekstrawertycy, czy raczej osoby wycofane? Wszystkie odpowiedzi na te pytania mogą mieć znaczącą rolę w decydowaniu o przebiegu spotkania. Przykładowo, chcąc na spotkanie zaplanować konkretne zabawy online warto przemyśleć jak dana gra sprawdzi się w odniesieniu do ilości osób, czy jest dostosowana do warunków technicznych i czy ta konkretna grupa osób będzie odbierała ją pozytywnie, czy raczej podejdzie do niej z poczucia powinności.

W naszych tekstach zawsze staramy się zwrócić uwagę na indywidualne podejście do członków Zespołu. W tej sytuacji również warto zastosować tę regułę i organizując integrację online wziąć pod uwagę stosunki i atmosferę, jaka panuje w danym dziale. Celem integracji jest zaścieśnienie relacji i chęci współpracy, a nie narażanie Zespołu na aktywności, które wcale nie są im potrzebne lub nie mają na nie ochoty.

Różne formy integracji

Pamiętajmy, że formy spotkań mogą być różne, a spotkania wcale nie muszą być planowane na dwie godziny minimum. W pracy stacjonarnej często można było spotkać kogoś przy ekspresie, więc krótkie poranne spotkania przy kawie lub lunch na meetsie w południe może zastępować czas, który spędzilibyśmy w biurowej kuchni. Zaplanowane integracje działowe, czy spotkania integracyjne całej firmy również mogą się różnić od siebie. Wszystko zależy od nas i potrzeb Zespołu na spotkaniu.

Przestrzeń na rozmowę

Oprócz przemyślanego harmonogramu warto dawać też czas na zwykłe, luźne rozmowy, które wywiązują się spontanicznie. Bądźmy elastyczni co do założeń, bo gdy można zauważyć, że rozmowa toczy się efektem kuli śnieżnej i każdy kolejny temat napędza następny, nie warto psuć nici porozumienia między Zespołem i komplikować spotkanie. To też wyeliminuje formalny wydźwięk spotkania, a o to przecież chodzi.

Dodatki do spotkań online

To, co może urozmaicić spotkanie to z pewnością nieoczywiste dodatki, które zaskoczą miło nasz Zespół. Poranny mail z voucherem na pyszne jedzenie z pewnością sprawi, że na spotkanie będzie oczekiwać jeszcze więcej osób. Oprócz jedzenia można też wykupić dostępy do przykładowo wirtualnego escape room’’u, który grupa rozwiązuje wspólnie na odległość czy innych gier integrujących Zespół.

Mail informacyjny

Aby każdy był świadomy, w jakim celu odbywa się spotkanie, ile będzie trwało oraz czego można się na nim spodziewać dobrą praktyką jest, aby dzień przed datą umówionej integracji do Zespołu dotarł mail ze wszystkimi istotnymi wiadomościami. To też dobre miejsce do zakomunikowania jakichkolwiek zasad co do spotkania, jak np. system zabierania głosu poprzez podnoszenie łapki w programie, albo sugestia o wygodnym ubiorze w postaci dresu.

Pomysły zabaw online na spotkanie integracyjne

Często brakuje nam pomysłu co możemy zaproponować, aby nie znudziło osób na spotkaniu, albo nie zmuszało ich do zaangażowania pomimo ich niechęci. Na początek warto ustalić jaki plan na spotkanie integracyjne mają inni, czy propozycja gry będzie dobrze odebrana, czy jednak Zespół jasno deklaruje zwyczajną chęć rozmowy.

Poniżej przestawiliśmy kilka gier, które mogą przydać się jako pomysły co do interakcji online.

Dwie prawdy, jedno kłamstwo

Gra pozwala poznać nasz Zespół, a dodatkowo puścić wodze fantazji i pobawić się w detektywów. Rozpoczyna ją jedna osoba, która mówi trzy dotyczące jej historie. Reszta Zespołu zgaduje, która z danych opowieści jest kłamstwem.

Kalambury

Kalambury to gra, którą każdy kojarzy, a co korzystne bardzo łatwo można na spotkaniu wykorzystać jej wersję online. Wykorzystanie tablicy na zoomie lub Teamsie przyda się do rysowania haseł, ale można również włączyć kamerki, aby pokazać ruchami zgadywane przez team hasło. Ważne, aby przed rozpoczęciem zabawy wszyscy upewnili się o dobrej jakości swojego internetu, tak żeby wszystko było dla każdego widoczne.

Quiz

Do stworzenia quizu można zastosować różne pomysły na tematy: quiz o Zespole, o firmie, albo całkowicie niezwiązany z pracą quiz o postaciach z bajek. Zaplanowanie rozgrywki jest dosyć proste dzięki zdalnym narzędziom. Jedną z popularniejszych programów do tworzenia quizów jest Kahoot, który umożliwia zabawę wielu osobom na odległość.

Wspólna historia

Grę rozpoczyna jedna osoba, mówiąc zdanie, które kontynuuje kolejna. Tym sposobem tworzy się historia, na której bieg mogą mieć wpływ wszyscy, a zwroty akcji dyktowane są przez fantazję graczy. To, w jaką stronę będzie zmierzać opowiadanie, może wiele powiedzieć o tym, w jak dużym stopniu Zespół czuje się ze sobą swobodnie.

Przykład: Dawno, dawno temu, za łąką i rzeką…. Była chata, którą oplatały wątłe gałęzie wierzby…. W chacie mieszkał marketer, który inspiracje czerpał z… Otaczającej go przyrody oraz pomysłów swoich kreatywnych współlokatorów… ze sprzedaży!

Najlepsze integracje online mogą wyklarować się metodą prób i błędów. Warto być otwartym i badać, co naszemu Zespołowi najbardziej odpowiada. Warto też uważać, aby nie skomplikować za bardzo naszych pomysłów. W końcu integracja to luźny i przyjemny czas.

W EACTIVE stale dzielimy się naszym podejściem do integracji w naszych social mediach. Na blogu “Z życia EACTIVE” można zaleźć dużą ilość artykułów, które mogą być inspiracją do nowych sposobów na zdalną integrację Zespołu. Przykładowo, ostatnie spotkanie działu UX&Web Development odbywało się w kuchni. Było to istne gotowanie na ekranie!

Zdalne integracje to nic strasznego. Pamiętając o tym, że budowanie relacji wewnątrz Zespołu powinno być procesem ciągłym, a nie jednorazowym, możemy nawet na odległość stworzyć w naszej firmie świetną kulturę organizacyjną i przyjemną atmosferę. Wszelkie działania powinny prowadzić nas do wypracowania takich metod, które Zespół szczerze polubi, a cel podejmowanych starań będzie dla niego oczywisty — zapobiegać izolacji i podtrzymywać ducha zespołu.

Integracja Zespołu pracującego zdalnie, czy to możliwe?